現代、情報を共有するコミュニケーションの手段として、手紙やメモ、回覧板といったアナログな方法ではなく、インターネットを介したEメールを活用することが多くなっています。
同じ内容のメールを複数の人に送信をしたいとき、どのように送信をしたら効率がいのか、考えたことがあるかと思います。
複数人に同じメールを送りたい場合、宛先にひとりひとりのメールアドレスを入力して、宛先に追加して、ひとりひとりに送信をしていくのは、膨大な時間がかかるだけではなく、宛先を間違えた入力して誤送信してしまうというトラブルが発生してしまう可能性もあります。
メールリストであれば、同じメールリストに登録されている宛先すべてにメールを送ることができます。
そこで、今回この記事では、【メールリストとは？メリットとデメリット、利用時の注意点をご紹介】ということについて、解説をしていきたいと思います。
メールリストとは？
メールリストとは、メールを使って一度に複数の宛先に対して、同じ内容のメールを一斉送信することができるシステムのことで、「ML」と略して呼ばれることもあります。
通常のメールは、宛先に入力されたアドレスに対し、直接メールを送信するので、複数人に同じ内容のメールを送る場合、宛先にすべてのメールアドレスを入力する必要があり、手間と膨大な時間がかかっていました。
そこで、メールリストを活用することによって、同じメールリストに登録されている宛先すべてにメールを一斉送信をすることができます。
メールリストに登録し専用のメールアドレスへメールを送ると、メールリストに登録された全員にメールが一度に送信することができるので、主にグループ間での情報伝達をしたり、同じ情報を共有する際に用いられます。
また、学校行事のお知らせなどの情報を、みんなで共有したい場合にも、メールリストに登録をして送信をすれば、その情報を共有することが出来るので、お仕事や家事などで何かと忙しい保護者の方にとっても便利なシステムになっています。
メールリストは、1つだけでなく複数作成することもできるので、たとえば、グループや部署、チームごとに専用のメールリストを作成して、それぞれ使い分けているという企業も多いようです。
メールリストを利用するこができる独自サービスだけではなく、メールリスト機能を持つメールサーバーサービスもあります。
メーリングリストの作成
メーリングリストの作成手順としては、下記のようになります。
- メールリストメニューへ
- 追加メニューへ
- メーリングリストの作成
- 作成完了
作成手順について、詳しく解説していきます。
まず、サーバーパネルにログインし、「メーリングリスト・メールマガジン」をクリックして、「メールリスト追加」をクリックします。
メールリスト作成用のフォームが表示されるので、各項目を設定していきます。
各項目の設定が完了したら、「確認画面へ進む」ボタンをクリックして、次に表示される確認画面で入力内容を再度確認をして、「追加する」ボタンをクリックします。
「ドメイン認証」画面が表示される場合には、画面の案内に従ってドメイン認証をしていきます。
以上でメールリストの作成が完了になるので、「メーリングリスト・メールマガジン一覧」から、「管理ツールURL」のリンクをクリックして、メールリストの管理画面に遷移することが可能になります。
メールリストのメリットとデメリット
メールリストのメリットとデメリットについて、詳しく見ていきましょう。
まずは、メールリストのメリットから見ていきましょう。
メールリストのメリット
メールリストを活用するメリットには、具体的に以下のようなものが挙げられます。
- 誤送信を防ぐことができる
- 手間がかからない
- 情報漏洩のリスクが少ない
- 人的コストが抑えられる
メールリストのメリットについて、一つずつ解説していきます。
誤送信を防ぐことができる
メールを送信する際に、宛先の人数が多い場合、送信先が間違っていないかを何度も確認をしても、誤送信を100％防ぐということは困難かと思います。
この誤送信をしてしまうと、大切な情報が外部に漏れてしまい、トラブルの引き金となり、さらには信用問題にまで発展をしていってしまう可能性があるので、慎重になる必要があります。
メールリストで送信先をグループにして管理をしておくことで、メールは送信する度にメールアドレスを入力する必要がなくなるので、メールアドレスの入力ミスによる事故を防ぐことができます。
一方、メールリストを活用することによって、宛先は予め設定されているので、入力ミスによる誤送信をするといったリスクを抑制することができます。
手間がかからない
特定のアドレス一つに向けて送信をするだけになるので、メールリストに記載されている全員にメールを送信することができで、相手のアドレスをいちいち入力する手間を省くことができます。
送信したい内容さえ決まっていれば、宛名にアドレスを1つ設定をするだけで送信をすることが出来るので、送信をする人数によっては、時間も面でも大幅に手間を省くことができます。
例えば、50人のメンバーに同じ文章を送る場合、送信先を一人ずつ宛先を入力して設定をしなければならないので、その分の時間と手間がかかってしまいます。
入力をするだけではなく、宛先があっているか、間違っている箇所はないかの確認も含めると、さらに多くの時間がかかってしまう可能性があります。
そこで、メールリストを活用することで、同じ内容のメールを一括で送信をすることが可能になります。
メールリストのデメリット
メールリストにはメリットばかりではなく、デメリットもあるため、あらかじめ確認しておきましょう。
具体的なデメリットとしては、以下のようなものがあります。
- 管理をするのが難しい
- メールマーケティングには不向き
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
管理をするのが難しい
メールリストは、複数のユーザーにメールを一斉送信するため、セキュリティ面での事故が起こりやすいというデメリットがあります。
メールリストは、メンバーの人数が増えれば増えるほど、効果を発揮します。
登録するメンバーの所属やプロジェクトが複数あるとき、一括して管理をするのではなく、それぞれのグループに分けて管理をすることが重要になります。
人数が増えることは望ましいことではありますが、人数が増え、グループ名が多くなると、誰がどのリストに登録してあるのかを把握したり、メンバー追加したり削除したりする時の管理が大変になるので、その分、管理をするに手間がかかります。
管理が行き届かず、正しくグループ分けができていなかったり、削除作業をしていなかったりすると、不要なメンバーに対してメールが届いてしまったり、情報漏洩に繋がることもあります。
なので、トラブルの発生を回避するためにも、不要なアドレスやグループ名があるときは、削除して、管理体制を整えて使用するようにしましょう。
メールリストとは？メリットとデメリット、利用時の注意点をご紹介のまとめ
ここまで、【メールリストとは？メリットとデメリット、利用時の注意点をご紹介】ということについて、解説をしてきましたが、いかがでしたでしょうか？
メールリストは、複数人に対してメールを一斉配信することができるので、メールによる情報の伝達・共有が効率よくすることができます。
メンバーを一度登録してしまえば、アドレスの入力をする手間がなくなるので、ビジネスシーンなどにおけるメールでのコミュニケーションをより便利にしてくれるツールになります。
ただし、メリットばかりではなく、宛先の間違いによって誤送信をしてしまったり、情報漏洩などのリスクが伴います。
また、リスト数が増え、登録メンバーが増えてくると、管理をするのが大変になり、グループ分けをしたり手間がかかってくることもあるので、トラブルは発生しないように、管理体制をしっかり整えたうえで効率よく利用していきましょう。
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